PMOに必要なスキルとは？業務内容や向いている人、おすすめの資格を解説

近年、基幹システム更改はじめ、到底一人の責任者では舵取りが難しいシステム案件が増えています。そのため、プロジェクトを横断的に支援する「PMO」の存在が重要となっています。社内にPMO部門を導入したり、フリーランスのコンサルタントを募集したりする企業が増えており、これからPMOを目指す場合、どのような能力が求められるのでしょうか。

この記事では、PMOに必要なスキルを詳しく解説します。PMOの業務内容やおすすめの資格も紹介しますので、PMOになりたい方はぜひご覧ください。

そもそもPMOとは何か

フリーコンサルタントとして安定する職種として真っ先に挙げられるのが、PMOです。そもそもPMOとはどういった役割なのか、PM(プロジェクトマネージャー、以下プロマネ)と何が違うのか見ていきましょう。

PMOとは？

PMOとは、企業内のプロジェクトを横断的に支援する役割を担う職種です。正式名称「Project Management Office（プロジェクトマネジメントオフィス）」の通り、部署やチームといった組織を指す言葉です。あるいは、PMOに所属する人材を指す場合もあります。

通常、PMOはプロマネの配下、もしくは横に位置します。プロマネは個々のプロジェクトの意思決定を行うのに対し、PMOは「プロジェクトマネジメント」そのものの支援を行います。たとえば、各プロジェクト間のリソース調整や、プロジェクト環境の整備といったマネジメント業務です。

近年のシステム案件は、大規模化および複雑化しています。さらに、日常的に複数のシステム案件が同時進行している会社も珍しくありません。プロマネだけではすべてを管理できないため、PMOがプロマネをしっかりサポートすることで、プロジェクトを成功に導きます。

PMOとプロマネの違い​

プロマネは、管理者として、意思決定しながらプロジェクトを引っ張っていく役割である一方、PMOは、プロマネを支えながら、プロジェクト管理の質を高めていくことが役割となります。

PMOは、プロマネの支援として、課題管理や進捗管理などのマネジメント業務に加えて、進行が芳しくない、難易度が高いタスクについて、メンバーと一緒に検討・作業を行うなど、細かな作業を担うこともあります。

近年、大規模なシステム案件が急増しており、プロマネが担当する業務が多岐に渡っています。プロマネがプロジェクトを十分に管理できないことが要因で、プロジェクトが失敗に終わるケースが増えています。

そのような背景もあり、プロジェクトの進捗管理や、課題管理、コストやリスク管理などを行い、プロジェクト全体の品質管理や標準化を図り、プロマネを支えるPMOが求められています。

PMOの種類​

PMOと言っても、いくつか種類があり、支援型、管理型、指揮型と、大きく3種類のタイプに分類されます。

1.支援型PMO
支援型PMOは、プロジェクトに権限を持たず、支援する役割を担当するPMOです。あくまでも支援のため、進捗管理や課題管理は行わず、議事録作成や各種ドキュメント作成、マニュアル作成、新規メンバーへの教育などを行います。

2.管理型PMO
 管理型PMOは、支援型と指揮型の中間的な役割を持つPMOです。支援型PMOの業務に加え、プロジェクトが予定通り進んでいるかどうかの確認、および必要に応じてボトルネックとなっている課題の解消を行います。

3.指揮型PMO
指揮型PMOは、監査的な位置づけでプロジェクトに関与し、プロジェクトを統括する役割を持つPMOです。主な業務としては、管理型PMOに加えて、プロジェクトがルールに基づいて進行しているかの確認や、プロジェクトメンバーへの聞き取りによる裏付け確認などを行い、プロジェクトに対して様々な観点から問題がないかの確認を行います。

フリーコンサルタントとして安定する職種であるPMO のメリット​​

PMOのメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。まず初めに、PMOになることのメリットを見ていきましょう。

どんなプロジェクトでも通用する​

PMOとして、進捗や課題管理をする方法は、どんな業種業態、プロジェクトの大小によっても、大きな差はありません。基本的には、WBSを使って進捗を管理し、課題管理表を用いて課題管理をしていきます。それを、どのような会議体で、どのような頻度で実施していくか設計して、進めていく形となります。

進捗および課題をしっかり管理することはもちろんのこと、うまく進捗が進まない、課題が解消されないときに、どのように対応していくかが、PMOのスキルの見せどころとなり、プロジェクトを円滑に進めることができるPMO人材は非常に重宝されます。

一生食べるのに困らない​

エンジニアは常に最新のテクノロジーを学習し続けないといけないですが、PMOはそうではありません。進捗や課題管理を行うツールが、今後変化していく可能性はありますが、基本的なプロジェクトを管理する手法の根本は変わりません。

また、どちらかというと、経験がものを言う職種のため、PMOとしての成功例を積み重ねていくことで、一生食べるのに困らない人材になることは可能です。

フリーコンサルタントとPMOの相性がいい​

企業が抱えるコンサルティング案件の大半は、複数のコンサルタントがチームを組んで取り組むものですが、PMOはプロジェクトの規模にもよりますが、一人でアサインされるケースが多く、一人でもしっかりバリューを出すことが可能です。

また、大規模プロジェクトであれば、複数のベンダー、コンサルティング会社が関与しています。特定のベンダー、コンサルティング会社からPMOをアサインすると中立性が崩れてしまう懸念があります。どこにも所属しないフリーコンサルタントは、中立性を担保することができ、そういった意味でも、PMOとフリーコンサルタントの相性がいいと言えるでしょう。

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PMOの種類と業務内容

PMOの種類は、以下3つに分かれます。

1. PMOエキスパート
2. PMOアドミニストレータ
3. PMOマネージャー

PMOの職種について、それぞれの業務内容を見ていきましょう。

PMOエキスパート

PMOエキスパートは、プロジェクトに必要な情報を分析し、複数プロジェクトの品質を保つ役割を担います。具体的には、プロジェクトに関するプロセスおよびデータの分析、人材開発といった業務を担います。

社内で複数のプロジェクトを抱えている場合、各プロジェクトで進捗や成果に差が生じやすいです。PMOエキスパートがプロジェクトの各種工程を策定・改善し、環境を整備することで、各プロジェクトは統一されたルールのもと進行できます。プロジェクトごとのクオリティに差が生まれにくくなり、業務効率の改善およびリソースの削減も見込めます。

PMOアドミニストレータ

PMOアドミニストレータとは、プロジェクト全体の事務作業を担当するポジションです。会議調整、データ収集、資料作成、経費処理、情報共有、プロジェクトメンバーの勤怠・稼働の管理といった業務を行います。

プロジェクト運営には、さまざまな事務作業が発生します。プロマネがすべての管理・事務作業を担うと、プロマネが本来着手するべきマネジメント業務の効率が悪化する要因となります。PMOアドミニストレータが事務処理を引き受けることで、プロジェクトの円滑な進行が可能になるでしょう。

PMOマネージャー

PMOマネージャーは、PMOチームのマネジメント業務を行います。PMOチームの策定、PMOの予算管理、PMOメンバーの教育、PMOメンバーの勤怠および稼働状況の調整・管理などの業務を担当します。

加えて、プロマネとPMOメンバーの仲介もPMOマネージャーの重要な役割です。あるいは、プロマネと経営層の橋渡し役にもなります。仲介する双方の立場を理解した適切な提案が求められるため、豊富なPMO経験が不可欠な職種です。

PMOに必要な技術的スキル

ここでは、PMOに必要な技術的スキルを3つに分けて紹介します。

1. 開発スキル
2. 資料作成スキル
3. 語学力

各スキルの必要性を順番に説明します。

開発スキル

PMOは、システム開発の知識と一定の技術が求められます。PMOは直接開発に携わるわけではないものの、開発部門のSE（システムエンジニア）とも連携する必要があります。システム開発の知識があればSEの要望を正確に理解できるため、円滑なコミュニケーションが可能です。また、開発の進捗状況もわかることから、意思決定までの過程も短縮されます。プロジェクトへの人員配置を決める際も、開発知識があれば適切な人材を割り当てられるでしょう。

資料作成スキル

資料作成スキルも、PMOにとって欠かせない技術です。中でも、事務作業を中心的に行うPMOアドミニストレータには必須の技能と言えます。PMOはWord・Excel・PowerPointなどのMicrosoft Office関連ツールや各種進捗管理ツールを使用し、誰もがわかりやすい文書を作成します。作成した文書は情報共有の資料として活用されるため、高い文章力や構成力も必要となるでしょう。

語学力

企業やプロジェクトによっては、語学力が求められるシーンもあります。たとえば、開発現場が海外であったり、海外企業がクライアントになったりするケースが挙げられます。当てはまる場合、PMOはプロジェクトメンバーやプロマネとコミュニケーションを取るため、ビジネスで使用する一定の語学力が必要です。ただし、必須のスキルではないので、国内で完結する案件であれば習得の優先度は低いでしょう。

PMOに必要な資質的スキル

PMOに必要な資質的スキル一覧は、次の通りです。

1. コミュニケーション能力
2. スケジュール管理能力
3. リスクマネジメント能力
4. トラブルへの対応力
5. 交渉力
6. 大規模プロジェクトやプロマネ・SEの経験

上記6つのスキルについて、重要なポイントを解説します。

コミュニケーション能力

PMOのスキルとして、高いコミュニケーション能力が欠かせません。PMOチームやプロジェクトメンバーの育成、プロマネへの助言、上層部やクライアントへの進捗報告および予算交渉など、PMOは多くの人と関わる立場です。時には、プロジェクトメンバーに対して、仕事の注意や残業依頼をしなくてはいけない場面もあります。モチベーション低下は進捗の遅れに繋がるため、日頃から信頼関係を築いた上で適切な言葉選びができるコミュニケーションスキルが不可欠です。

スケジュール管理能力

PMOは、スケジュール管理能力も必須のスキルになります。プロジェクトを進める上で、納期の厳守は非常に重要です。スケジュールを計画する際は、プロジェクトのタスクや優先順位、必要な人員などの情報を洗い出し、無理のない進行予定を決めます。さらに、プロジェクトの中で予定通りに進んでいない箇所があれば、ボトルネックを可視化して解決策の提案が必要です。PMOが積極的に課題を洗い出して支援方法を提案することで、納期の遅れを防げるでしょう。

リスクマネジメント能力

PMOは、高度なリスクマネジメント能力が求められます。プロジェクトにはトラブルがつきものですが、できる限り未然に防ぐためのリスクマネジメントが重要です。プロジェクトを策定する際、データ分析やヒアリングによりあらかじめリスクを洗い出し、対応策を打ち出します。リスクの対応策は、発生確率と影響度から優先順位を付け、具体的な施策と担当者を決定しましょう。リスクが顕在化した場合は対応策にもとづいて対処することで、プロジェクトへの悪影響を最小限に抑えられます。

トラブルへの対応力

PMOは、都度生じるトラブルに対して臨機応変に対応できる力が重要となります。大規模なプロジェクトに限らず、多くのプロジェクトは想定通りに進みません。リスクマネジメントの想定外のトラブルが発生する可能性もあります。トラブルの長期化はプロジェクトの遅延や品質低下に繋がるゆえ、PMOによる迅速な対処が必要です。スムーズに問題を解決するためには、情報の収集・理解力、現場の声を聞き出すヒアリングスキル、課題解決力といった総合的な資質が関わります。

交渉力

PMOの交渉力は、プロジェクトの成功を左右する要素の1つです。プロジェクトの進捗状況によっては、コストや人員、納期について関係者と交渉しなければならない場面があります。交渉する際は、PMOによる説得力のあるプレゼンテーションが必須です。クライアントや経営層の合意を得るため、PMOは「なぜその要望が必要なのか」をわかりやすく伝える論理的な交渉力が求められます。また、必須条件や妥協できる範囲、代替案を交渉前に準備しておく計画性も大切です。

大規模プロジェクトやプロマネ・SEの経験

大規模プロジェクトの参加経験は、PMOの業務に役立てられます。大規模プロジェクトの進め方や雰囲気が肌感覚でわかるため、ゼロから学んでいく必要がありません。プロマネとしての参加経験があるとなお良いでしょう。プロジェクトの企画段階から、どのような課題が発生するのかを予測・対策しやすくなります。あるいは、SEとしての参加経験があれば、システム開発などの技術的な課題を理解できます。いずれにせよ、大規模プロジェクトやプロマネ・SEの経験は、PMOを目指す上で有利に働くでしょう。

PMOに向いている人

PMOに向いているのは、具体的にどのような人なのでしょうか。PMO適性がある人の特徴は、以下の5つです。

1. 多くの経験を得たい意欲的な人
2. 共感力がある人
3. 伴走が得意な人
4. プロマネ経験が豊富な人
5. なんでもやる覚悟がある人

1つずつ具体的な理由を説明します。

多くの経験を得たい意欲的な人

多くの経験を積みたいと思っている人は、PMOに向いているでしょう。PMOは、基本的に複数のプロジェクトへ同時に携わります。プロジェクトを通してさまざまな業界に触れることで、幅広い知見を得られるでしょう。また、複数のプロジェクトの進捗を把握しコントロールすることで、管理能力も鍛えられます。PMOの業務により自身を大きく成長させられるため、将来的なキャリアを広げたい意欲的な人にPMOは適しています。

共感力がある人

高い共感力を持つ人は、PMO適性があると言えます。PMOは、PMやプロジェクトメンバーをはじめとして多くの人と交流する役職です。業務内容の相談を受けたり、メンバーを教育・注意したりする機会もあるでしょう。PMOは、それぞれの立場の違いや要望、心情に配慮したコミュニケーション能力が求められます。他人の気持ちを理解できる共感力があれば、適切なコミュニケーションによって信頼関係を構築できるでしょう。

伴走が得意な人

PMOは、他人の伴走が得意な人向きの職種です。PMOの仕事は、後方支援業務が中心です。資料作成やデータ分析、進捗管理といった作業により、プロジェクトの裏方として活動します。意思決定権を持つプロマネや、システム設計に携わるSEおよびPG（プログラマー）のような、直接的に利益を生む立場ではありません。そのため、他人の伴走が苦手な人がPMOになると、「やりがいを感じない」「仕事がつらい」と悩む可能性があります。

プロマネ経験が豊富な人​

PMOはプロマネを支える役割のため、プロマネ経験が豊富な人は向いています。プロマネとして、どのあたりが業務として手が回らないかも心得ているので、その辺りをしっかり支援することができます。

また、プロマネは非常に孤独で、上層部から心がないことを言われることも時にはあります。自身がプロマネを経験して似たような境遇があるのあれば、メンタルケアも、親身になって行うことができます。

なんでもやる覚悟​

PMOは、プロジェクトを成功させることが役割であり、やり方に正解はありません。あまり綺麗にやろうとするとうまく行かないこともあり、泥臭く立ち回らないといけない場面も多々あります。

より情報を取るために、プロジェクトメンバーと1on1を実施したり、飲みに行ったり、言うことを聞かないプロジェクトメンバーがいればプロマネを巻き込んでガバナンスを効かせるなど、やれる手段はなんでもやるという覚悟が求められます。

フリーコンサルタントとして安定する職種であるPMO に向いていない人の特徴​

PMOに向いていない人はどのような特徴があるのでしょうか。前述したように、プロジェクトメンバーとの関係性構築などが求められるため、上からモノを言ったり、全面に出たがるような人は向いていないです。ここでは、具体的な特徴を見ていきましょう。

雑多な作業が苦手な人​

PMOはプロマネを支援することが役割のため、全面に出るのではなく、黒子として撤することが求められます。

プロマネの後方支援として、細かい数値の集計や、ドキュメント作成、会議の議事録作成など、雑多な作業が求められる場面も多く、そのようなことが苦になる方は、PMOとして活躍することは難しいかもしれません。

自発的に行動ができない人​

PMOはプロジェクトマネジメントの質をあげることがミッションであるため、明確に何をしないといけないかの業務の定義が曖昧です。

常に、プロジェクトの状況をウォッチし、問題点を自発的に提起して、その解消に取り組むことが求めれます。何をすればいいかと、プロマネに聞くのではなく、こういう問題があるので、こういう対処をしたいが問題ないかと確認するようなスタンスで仕事に取り組む必要があり、自発的に行動が出来ない人は、PMOとして活躍することは難しいと言えるでしょう。

また、PMOは、参画にあたりOJTが用意されていないケースが多く、OJTがなくても、自発的に情報を取りに行き、PMOの支援役として、しっかりパフォーマンスを出していくことが求めれます。

PMOになるために必須の資格はある？

PMOになるために、必ず取らなければいけない資格はありません。とはいえ、取得していると、転職やPMOの現場で役立つ資格はあります。PMOにおすすめの資格は、次の4つです。

1. プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格
2. PMOスペシャリスト認定資格
3. PMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）
4. プロジェクトマネージャ試験

どのような資格なのか特徴を紹介します。

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格

「プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格（NPMO認定PJM-A）」とは、一般社団法人日本PMO協会が認定する資格です。学習の中で、プロジェクトマネジメントにおける基礎的な知識を身につけられます。勉強から試験までオンラインで完結しているため、働きながらでも比較的合格しやすい資格と言えます。プロジェクトマネジメント未経験の人は、まずは当資格の取得から目指してみてはいかがでしょうか。

PMOスペシャリスト認定資格

「PMOスペシャリスト認定資格（NPMO認定PMO-S）」とは、PMOの専門資格です。PMOが現場で求められる業務を学習し、適切な知識とスキルの習得を認定します。ランクアップ制度があり、スキルに応じて3段階のランクが設けられています。当資格は、前述のプロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格の上位資格です。こちらもオンライン上で学習と受験が可能なため、休日や帰宅後の時間を有効活用できます。

PMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）

「PMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）」とは、国際的なプロジェクトマネジメント団体「PMI」による認定資格です。プロジェクトマネジメントに関する知識や技術を経験を問い、認定します。IT業界や建設業界におけるプロジェクトマネジメントの評価基準として、世界的に広く認知されています。国際基準のプロジェクトマネジメントスキルを習得したい人向けの資格です。

プロジェクトマネージャ試験

「プロジェクトマネージャ試験」とは、独立行政法人「IPA（情報処理推進機構）」が主催する試験です。国家資格であり、情報処理技術者試験の最高位である「レベル4」に位置しています。論述が中心の試験であるため、SEやプロマネの経験と知識に加えて柔軟な思考力が試されます。合格難易度は高いですが、合格すると専門的な知識と技術の証明が可能です。プロマネ未経験でも受験可能ですが、SEやプロマネの実務経験がある人に向いています。

関連記事：フリーランスのコンサルタントは資格が必要？独立時に有利になる4つの資格を解説

PMOを目指すキャリアパス

PMOになりたい場合、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、目指すキャリアパスとして、「SEルート」と「プロマネ・ITコンサルタントルート」の2つを紹介します。

SEルート

PMOは、SEからの転職者が数多くいます。システム開発会社やITサービスの提供会社でSEとして働き、PMO求人に応募するルートです。あるいは、社内のPMO部門に転属するパターンもあるでしょう。

SE出身のPMOは技術的な知見が深いため、開発部門の意見を正しく理解できます。プロジェクトの管理側と開発側で意見が食い違っても、双方の立場を俯瞰した仲裁が可能です。SE出身のPMOは重宝されるため、IT未経験からPMOになりたいのであればまずはSEを目指すと良いでしょう。

プロマネ・ITコンサルタントルート

プロマネやITコンサルタントから、PMOへ転職する方法もあります。PMO求人に応募し、これまでのマネジメント経験が評価されて採用されるケースです。SEと同じく、社内のPMO部門に転属する場合もあります。

注意点として、プロマネとPMOは同じマネジメントではあるものの、異なる点のほうが多いです。プロマネは1つのプロジェクトを主導しますが、PMOは複数のプロジェクトを支援します。また、PMOは後方支援に徹するため、ITコンサルタントとも立場が異なります。プロマネやITコンサルタントからPMOにキャリアチェンジする際は、仕事の違いを理解した上での転職が大切です。

PMOになったあとはキャリアプランも重要

PMOになったら、将来的なキャリアプランも考えましょう。PMOのよくあるキャリアプランは、下記の3つです。

1. 社内でPMOマネージャーを目指す
2. ITベンダーやコンサルティング会社に転職する
3. 独立してフリーランスになる

それぞれ詳しく説明します。

社内でPMOマネージャーを目指す

現在の所属企業で、PMOの上級職であるPMOマネージャーを目指すプランです。経験が浅いうちはPMOアドミニストレータや、PMエキスパートを任せられるケースがほとんどです。自社でPMOのキャリアを積み上げることで、上級職のPMOマネージャーを狙えます。

ITベンダーやコンサルティング会社に転職する

PMOとして経験を活かし、ITベンダーへの転職も可能です。ITベンダーは複数のプロジェクトが稼働しているため、PMOとして転職することで即戦力になれます。また、コンサルティング会社への転職も望めます。数多くのプロジェクトに関わった経験により、さまざまな企業に対して的確な戦略を提案できるでしょう。

独立してフリーランスになる

熟達したPMOであれば、フリーランスとして独立も可能です。フリーランスのPMOを求めているプロジェクトは多いため、スキルがあれば豊富な案件を獲得できます。さらに、フリーランスのPMOは、会社員のPMOよりも平均年収が高いといったメリットがあります。反対に、スキルがなければ案件を獲得できない点がデメリットとなりますので、いかにPMOの経験を培うかが重要です。

まとめ

本コラムでは、PMOに必要なスキルを紹介しました。PMOは、開発や資料作成などの技術的スキルと、コミュニケーション能力やスケジュール管理といった資質的スキルの双方が求められます。PMOの仕事は後方支援が中心です。そのため、他人の伴走が得意な人や共感力が高い人にPMOは向いています。

PMO求人は、フリーランスのコンサルタントを募集している内容も多数あります。プロジェクトマネジメントの経験がある人は、PMO求人に応募してみてはいかがでしょうか。

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