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昨今『PMO（ピーエムオー）』という言葉をビジネスの現場でよく耳にするようになりました。
PMOとは企業内の部門、あるいは組織のことを表しますが、具体的にどのような役割を担っているか分からない、という人も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、
- PMOとは何か
- 組織内での位置づけは
- 具体的にどのような役割を担っているのか
- どのような人がPMOに向いているのか
などを網羅的に解説します。
PMOの意義を理解して、設置を検討したいと考えている企業担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
そもそもPMOとは？
まず、PMOとは『プロジェクト・マネジメント・オフィス』の略のことです。
その役割としては、その名の通り企業（組織）内で動いているプロジェクトを管理するための業務全般を担うことです。
企業が取り組むプロジェクトには通常、そのプロジェクトを統括するリーダーとなるPM（プロジェクト・マネージャー）が存在します。
しかし、PMの業務は体制の構築からプロジェクトチームの運営、トラブル発生時の対応など多岐にわたり、プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、PMの負担は大きくなります。
そこで必要とされるのがPMOです。
PMOがPMの補助的役割を担い、PMの負担を軽減し、PMが最大のパフォーマンスを発揮できるようサポートします。
PMOの役割
それでは次に、PMOの具体的な役割を解説します。
PMがプロジェクトそのものの成功を目的に活動するのに対し、PMOはプロジェクトが適切に進行することを目的に活動します。
言い換えれば、PMがプロジェクトの成功のために全てのリソースを割けるよう、PMOは本来PMが担うべきではない業務を代行します。
近年、PMの業務過多が多くの企業で問題視されていました。
その解決策として多くの企業がPMOを設置し始めているのです。
これにより、
- プロジェクトにおける意思決定がより迅速になる
- 適切な労働環境が維持される
- PMがプロジェクトの成功により貢献できる
などの、様々な効果が期待できます。
そのPMOの役割は多岐にわたりますが、主だったものは以下の通りです。
- プロジェクトにおけるリソース差配
- コスト調整
- 開発環境の整備
- 労働環境の整備
- 人材開発
- マネジメント方式の標準化
従来はこれらの役割もPMが担っていましたが、PMOが代行することで、PMが動きやすい環境を作ります。
PMOの職種の分類
PMOの中にも種類が様々あり、主たる業務がどれかによって分類できます。
本項では、PMOアドミニストレータ、PMPエキスパート、PMOマネージャーの3種類にPMOを分類し、それぞれの定義や役割を解説します。
PMOアドミニストレータ
PMOアドミニストレータの仕事内容は、プロジェクトに関連するデータの収集や情報共有、書類作成、経理処理、メンバーの勤怠管理、チームメンバーのコミュニケーションマネジメントなどです。
これらの業務はいずれもプロジェクトの円滑な進行に不可欠です。
一方で、従来はPMがこれらの役割も担うことで、本来PMとして行うべき意思決定に十分な時間が割かれず、結果としてプロジェクトの質の低下を招いていました。
PMアドミニストレータを配置することで、PMでなくとも対応できる事務仕事をPMの担当から外すことができます。
PMOエキスパート
PMOエキスパートは、プロジェクト進行のプロセス定義やツールの開発といった環境整備やルール設定など、プロジェクトの基礎をつくり、業務品質の向上や業務の効率化を推し進めるのが主な業務内容です。
PMOエキスパートを設置する最大のメリットは、プロジェクトのマネジメントがPMに属人化するのを防げることです。
PMOエキスパートがプロジェクトマネジメントのノウハウを策定し、それを社内に共有することで、体系的で再現性のある知見がその企業に蓄積されます。
PMOマネージャー
プロジェクトメンバーを統括するPMが必要であるのと同じように、PMOにもそれを束ねるリーダーが求められます。
PMOマネージャーはPMOの管理者・リーダーとしての役割をもち、PMOチームのマネジメントを行います。具体的には、計画の策定、予算管理、メンバーのアサイン、教育などPMOに関するマネジメント業務全般を担当します。時にはプロジェクトをスムーズに進めるために企業の経営層とPMの間に立ち、コミュニケーションの円滑化を図ることもあります。
プロジェクトがPMを複数名抱えるほどの大規模なものである場合や、PMO組織自体も所属する人数が多い場合には必要とされる職種です。
PMOに向いている人の特徴
ここまで、PMOの定義とその役割について解説しました。
つぎに、どのようなスキルや素質を持った人がPMOの中で働くことに向いているかを紹介します。
コミュニケーションスキルがある
まず不可欠な能力としてコミュニケーションスキルがあります。
PMOとして働くうえでは、PMOメンバー同士のやり取りはもちろん、PMや経営陣、クライアントとコミュニケーションを取ることも求められます。
それぞれの場面で、円滑なコミュニケーションが取れることは、PMOとして必須の能力です。
コミュニケーションスキルと一言で言ってもその内容は多岐にわたりますが、具体的には「相手の立場になって対話ができる」能力が最も重宝されます。
相手の立場や置かれている状況を適切に理解しつつ、PMOとしてプロジェクトの成功を最優先に考えたコミュニケーションが取れると、PMがプロジェクトをコントロールするのも容易になります。
- 相手の状況や立場を考えられる
- 自分の意見を押し通すのではなくプロジェクトの成功を最優先に考えられる
- PMがどうすれば動きやすいかを考えられる
これらを意識したコミュニケーションがPMOには求められます。
忍耐力がある
忍耐力もPMOとして働くうえで欠かせない能力の一つです。
PMOが一番に優先すべきは兎にも角にもプロジェクトの完遂です。
しかし、事前にどれだけ綿密な計画を立てていても、プロジェクトが計画通りに進むことは稀です。
プロダクトの仕様変更やプロジェクトメンバーの離脱など、プロジェクトに計画の変更は付きものです。
ときには、自社の上層部やクライアントから、無理難題とも言える要求を突きつけられることもあるでしょう。
そのような状況下においても、プロジェクトの完遂・成功を目指して忍耐強く職務に向き合えるメンタリティを持った人がPMO職に適していると言えます。
複数のプロジェクトに携わりたい
PMOは複数プロジェクトの管理を同時に担うこともあります。
そのため、一つのプロジェクトに集中するのではなく、同時に複数のプロジェクトに携わりたいと考えるタイプの人も、PMOには向いているでしょう。
数多くのプロジェクトに同時並行で携わることで、PMのプロジェクトの進め方や、PMOとして活躍する人の働き方を学ぶこともできます。
一つのプロジェクトで得られた学びやノウハウを他のプロジェクトに転用して成功に導くこともできるでしょう。
PMOとしての成長はもちろん、長期的に見ればあらゆる職種やポジションに求められるスキルや知識を身につけられるのがPMOでの仕事です。
PMOに求められるスキル
次に、PMOとして働く人に求められるスキルを紹介します。
具体的には、PMOとして活躍する人は以下のスキルを有しています。
- 課題解決スキル
- 進行管理スキル
- 情報管理スキル
- マネジメントスキル
- 資料作成スキル
- PC操作スキル
- ITトレンドへの知見
- 語学力
上記以外にも、担当する業務やPMO内でのポジションによって、さらに求められるスキルも存在します。
スキルを有していることの証明として視覚を取得するのも一つの手です。
PMOに関する資格については、後の項で詳しく紹介します。
関連記事：PMOに必要なスキルとは？業務内容や向いている人、おすすめの資格を解説
PMOを導入するメリット
社内にPMOを設置する具体的なメリットを紹介します。
包括的に支援できる
自社で抱えるプロジェクトの進行を包括的に支援できる点が1つ目のメリットです。
PMOは、プロジェクトメンバーの一員というよりは外部組織という位置づけに近いです。外部の視点から包括的に各プロジェクトを見て、進捗状況を管理したり、抱えている問題点を明らかにしたりします。
プロジェクトメンバーとしても、客観的な指摘を外部から受けることで、そのプロジェクトが潜在的に抱えていたリスクを認識できます。早めにリスクの芽を摘んで置くことで被害を最小限にでき、対処にかける時間も短く済みます。
結果的に、プロジェクトを成功に導くために割ける時間が増えるのです。
PMの負担を軽減できる
PMでなくてもできる仕事に時間を取られ、本来のメイン業務であるはずの意思決定に時間を割けなくなるようでは、本末転倒です。PMには適切な判断を下すのに十分な検討時間、適切な判断力を保てるような十分な休息時間が必要です。
また、PMに不測の事態が起こることもあり得ます。
体調不良や不慮の事故などで突然PMがプロジェクトから離脱する可能性も否定できません。そのような事態が発生しても、PMOを設置し、PMが持つ情報やノウハウの共有を事前に受けておくことで、プロジェクトの進行にもたらす影響を最小限に抑えることができます。
プロジェクトの進行において、PMへの依存度が大きすぎることを危惧しているのであれば、すぐにでもPMOの設置をおすすめします。
円滑なコミュニケーションが実現する
PMOを導入することによって、PMの代わりにPMOが経営陣やプロジェクトメンバーとコミュニケーションを取る機会が増えます。
多忙を極めるPMが限られた時間の中で関係各所とコミュニケーションを取るよりも、PMOがその役割を担ったほうが、より丁寧なコミュニケーションが可能となります。事実、PMOがPMに代わって関係各所への報告・連絡・相談を行うことで、そのプロジェクトに対する社内からの理解がより深まった、というケースは多く見られます。
また、プロジェクトメンバーがPMには直接伝えづらい意見や不安要素などもPMOメンバーから吸い上げることで、チーム内に不協和音が生じるのを未然に防げるという側面もあります。
関連記事：PMOコンサルタントってつまらない？その理由を徹底解説
PMOに関する資格
PMOに関する資格を紹介します。
PMOとして活躍したいと考えている方は、取得を検討してみてください。
PMOスペシャリスト認定資格
一般社団法人日本PMO協会が主催する資格認定試験です。PMOの基礎知識を証明する★とPMOの知識と技術を証明する★★があり、試験対策の学習から本番の試験までオンラインで完結します。
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格
こちらも一般社団法人日本PMO協会が主催する資格認定試験です。プロジェクトの現場業務で習得すべき基本的な知識と技術の習得を証明する資格で、こちらも学習から試験本番までが全てオンラインで完結します。
プロジェクトマネージャ試験
独立行政法人情報処理推進機構が行う資格試験で、年に1回行われます。プロジェクトのゴール達成に向けて、プロジェクトマネジメントの業務と役割を円滑に遂行するために必要な知識・実践能力を持つことの証明となります。
マイクロソフト オフィススペシャリスト（MOS）
マイクロソフト社が主催する、同社が提供するビジネスソフトに関する知識・操作能力を客観的に評価するための試験です。
全国一斉試験が年に2回、随時試験であれば希望の日時に受けることができます。
優秀なPMOになるには？
優秀なPMOになるためには、先に挙げたスキルを身につけたり、資格を取ったりするのはもちろんのこと、システムエンジニアとしての視点からソフトウェアの開発業務や運用を理解することをおすすめします。
PMOとして自らシステムを開発することはありませんが、技術者の立場や動き方を理解し、現場視点を持つことでより正しい形でプロジェクトのマネジメントができるでしょう。
PMO設置で一歩先の働き方を実現しよう
PMOはPMを補佐する役割であること、プロジェクトから独立している組織だからこそのメリットが多いことがわかりました。 昨今、IT業界において自社プロジェクトの成功確率を上げるためにPMOを設置する動きが加速しています。PMの負担を軽減し、プロジェクトチーム全体のパフォーマンスを上げるためには、客観的視点でチームを支えてくれる存在が不可欠です。
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